サイト内の全ページを一括で管理できる『投稿記事管理表』の使い方

サイト内の全ページを一括で管理できる『投稿記事管理表』の使い方

『投稿記事管理表』は、サイトに掲載している様々な記事を一覧で把握するのが目的の管理表です。

サイトに投稿した記事をこの管理表に登録しておけば、いつ?どのサイトに?どのカテゴリで?どんな記事を投稿したのかを管理することができます。

また、サイトに投稿した記事だけではなく、YouTubeにアップした動画のコンテンツも登録しておけば、自分の持っているコンテンツをさらに効率良く管理することができます。

それでは、さっそく『投稿記事管理表』の使い方について詳しく解説していきますね!

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『投稿記事管理表』のレイアウト

『投稿記事管理表』のレイアウト

『投稿記事管理表』のレイアウト

『投稿記事管理表』では、サイトに投稿した記事や、YouTubeにアップした動画のコンテンツを合計1,000件まで管理することができます。

なお、見出しの分類構成については下記のとおりです。

大分類 中分類
スケジュール 記事No、公開日、更新日、経過日数
掲載サイト サイトNo、サイト名
コンテンツ基本情報 記事タイトル、(タイトルの)文字数、スラッグ、URL、ボリューム(記事の文字数など)、カテゴリ(親・子・孫)、メタキーワード、ステータス
備考

以下では、それぞれの項目について、一つ一つ解説していきますね!

「スケジュール」の設定方法

『投稿記事管理表』の「スケジュール」の設定方法

「スケジュール」の設定方法

「スケジュール」の設定では、コンテンツの公開日や更新日、そのコンテンツを公開(or最後に更新)してからどれくらい経ったのかを入力していきます。

なお、各項目の見方・使い方は見たまんまですので、説明は正直不要かもしれませんが、念のため解説させていただきますね!

記事No.

管理表上の管理用ナンバーです。(自分が管理しているコンテンツの「ID」のようなもの)

既にお気付きの方もいるかもしれませんが、当管理表ではほぼ全てのシートの左端に、ナンバリング用の「No.」行を入れています。

これは、私がエクセルで何かしらの表を作る際の“クセ”のようなものなのですが、エクセルで一覧表を作る際にナンバリングをしておく“クセ”を付けておくと、ちょっとだけ作業の効率化に役に立つので、おすすめの方法です^^

また、「VLOOKUP」関数や「COUNTIF」関数などを使う際にも、このようにナンバリングをしておけば、それに紐付けられたデータを引っ張ってくる際にとても便利です。

今後、エクセルで管理表などを作成する際には是非活用してみてください♪

公開日・更新日

そのまんまです。(笑)

コンテンツを公開した日や最後に更新した日を入力ください。

経過日数(「IF」関数を使用)

以下の条件により、コンテンツを公開(or最後に更新)した日からの「経過日数」が自動で算出されます。

条件1:公開日のみ入力(「TODAY」関数を使用)
  • 経過日数=本日(管理表を開いた日)-公開日
条件2:公開日&更新日を入力(同関数を使用)
  • 経過日数=本日(管理表を開いた日)-更新日

「掲載サイト」は「VLOOKUP」でサイト名を自動的に抽出

掲載サイト:『ドメイン管理表』からサイト名を自動的に抽出

「VLOOKUP」関数でサイト名を自動的に抽出。

「掲載サイト」では、そのコンテンツをどのサイトに投稿した(する)のかを設定します。

また、「サイトNo.」を入力すれば、あらかじめ『ドメイン管理表』で設定しておいた「サイトNo.」から、サイト名を「VLOOKUP」関数で引っ張ってきます。

なお、他の管理表シートについても、『ドメイン管理表』で設定した「サイトNo.」を元にサイトの情報が自動的に抽出されます。

『ドメイン管理表』は、サイトを運営するための基本情報や、サーバー・ドメイン・独自SSLにかかるコストなどを一括で管理することを目的としています。このページでは、『ドメイン管理表』で効率良く運営サイトを管理する方法を解説いたします。

「コンテンツ基本情報」の設定方法

「コンテンツ基本情報」の設定方法

「コンテンツ基本情報」の設定方法

「コンテンツ基本情報」では、そのコンテンツ自体の基本的な情報をそれぞれ入力していきます。

ここにコンテンツの情報を入力しておくことで、検索エンジンの嫌う重複コンテンツの投稿を防ぐことにも繋がるので、是非活用していってください^^

なお、各項目の見方・使い方は下記のとおりです。

記事タイトル

そのまんまですが、「32文字」前後を目安にタイトルを決めるのがおすすめです。

なぜ、「32文字」前後なのかは、Googleなどの検索結果に表示されるタイトルの文字数が、「32文字」前後と言われているからです。

文字数(「LEN」関数を使用)

タイトルの文字数を自動的に算出します。

なお、使用している関数は「LEN」ですので、全角・半角は区別しません。

タイトルの文字数が「33文字」を越えると、条件付き書式で赤い太字で表示されます。

スラッグ

そのまんまです。(笑)

コンテンツに設定するスラッグを入力してください。

URL(「VLOOKUP」関数を使用)

「サイトNo.」と「スラッグ」を入力すると、そのコンテンツのURLが自動生成されます。

この項目では、先ほど説明した「掲載サイト」のときと同様、『ドメイン管理表』から、「VLOOKUP」関数でサイトのURLを引っ張ってきて、そのコンテンツのURLを生成します。

なお、「サイトNo.」が入力されていないと、下記のように「サイトNo.忘れてない?」というエラーが表示されます。

エラー表示

サイトNo.忘れてない?

ハイパーリンクではないので、実際のページを確認する場合には、ここで生成されたURLをブラウザにコピペして確認してください。

ボリューム(記事の文字数など)

そのコンテンツの文字数などを入力してください。

なお、ワードプレスの場合には、投稿画面の左下に文字数が表示されているので、そこに表示された文字数を入力してください。

ワードプレスの文字数確認方法

ワードプレスの場合。

セルの表題を「文字数」にしようと思ったのですが、コンテンツはテキストだけではなく動画コンテンツもあるので、ここの項目は「ボリューム」としました。

カテゴリ(親・子・孫)

ここも正直、そのまんまなのですが、デフォルトでは手入力としております。

手入力が面倒な場合には、シートの端っこにリストを作ってプルダウン化すると効率的です。

メタキーワード

そのコンテンツに設定する「メタキーワード」を入力してください。

ただ、「『ドメイン管理表』を使って効率良く運営サイトを管理する方法」でもお話ししたとおり、現在はメタキーワードにはあまりSEO効果はないと言われています。

ですので、あくまでも「意識しておきたいキーワード」として設定しておくのが良いと思います。

ステータス

そのコンテンツの「ステータス」をプルダウンから選択してください。

コンテンツの「ステータス」一覧
  • 外注
  • 準備中
  • 公開中
  • 一時停止
  • 削除
コンテンツの「ステータス」一覧

プルダウンの中からコンテンツのステータスを選択。

『記事発注管理表』は、外注さんに記事を発注依頼した際に、進行管理(ディレクション)をするための管理表です。このページでは、『記事発注管理表』の使い方を解説いたします。

特記事項は「備考」を利用

特記しておきたいことがあれば「備考」に入力。

特記しておきたいことがあれば「備考」に入力。

コンテンツに対して、何か特記しておきたいことがあれば「備考」に入力してください。

『投稿記事管理表』の実際の使用例

さて、ここまで『投稿記事管理表』の見方・使い方をざっと解説してきました。

それでは、ここから先は当サイトをサンプルとして、実際の使用例について画像を使って解説していきますね!

『投稿記事管理表』の入力例

『投稿記事管理表』の入力例

『投稿記事管理表』の入力例。

正直、ほぼ見た目のままなので難しいことはないとは思うのですが、ワードプレスを利用している方々のためにちょっとだけ補足しておきますね。

ご存知のとおり、ワードプレスには「投稿ページ」と「固定ページ」の2種類(「カスタムページ」を入れれば3種類)があり、基本的には「投稿ページ」がメインになると思います。

上記の画像では、サンプルとして「固定ページ」も入力しています。

ですが、固定ページは、お問合せページやサイトマップなど、内容の薄いコンテンツに使うことが多いので、『投稿記事管理表』に入れる必要もないかなぁ?と個人的には思っています。

実際、私自身も固定ページは『投稿記事管理表』には入れていません。

ただ、ここは個人の考え方にもよると思うので、一概には言えないかもしれませんが……。

A列~E列の間には「公開月」と「更新月」が隠してある

A列~E列を選択して「再表示」をすると?

A列~E列を選択して「再表示」をすると?

「公開月」と「更新月」が隠れてる!

「公開月」と「更新月」が隠れてる!

ちなみに、A列からE列の間には、B列(公開月)とD列(更新月)が隠れています。

これらを抽出する目的としては、『サイト別実績管理表』にある各月の「作成ページ数」や「削除ページ数」に反映させるためです。

ですが、『投稿記事管理表』にこの列を表示させておくと正直ジャマになってしまうので、デフォルトでは非表示にさせています。

『サイト別実績管理表』では、『ドメイン管理表』で登録している全てのサイトのパフォーマンスを確認することができます。ほとんどの項目を自動計算で処理させているので、正直マニュアルは不要かもしれませんが、このページでは補足も兼ねて解説していきたいと思います。

YouTubeの動画コンテンツを管理する方法

YouTubeを管理する方法

YouTubeの動画コンテンツの入力例。

『投稿記事管理表』でYouTubeにアップした動画を管理する際は、上記の画像のとおり、少しだけ手間がかかります。

ただ、画像ではちょっと見にくいので、下記の手順を参考にしてみてください。

  1. サイトNo.:『ドメイン管理表』で、プロダクト単位で設定した「サイトNo.」を入力。
  2. 記事タイトル:そのまま。
  3. スラッグ:YouTubeに動画を投稿する際に、ランダムで生成される「https://youtu.be/」以降のスラッグを入力。
  4. ボリューム:対象のセルを右クリック⇒「セルの書式設定」⇒「表示形式」⇒「ユーザー設定」⇒「h:mm:ss」を入力して「OK」をクリック。
  5. 親カテゴリ:動画をアップした「チャンネル名」を入力。
  6. 子カテゴリ:チャンネル内で設定した「再生リスト名」を入力。
  7. メタキーワード:動画に設定した「タグ」を入力。

「YouTubeやカスタム検索は「プロダクト単位」で設定する」でもお話ししたとおり、YouTubeで発生した収益をアドセンスの管理画面で確認するには、「プロダクト単位」でフィルタをかける必要があります。

そのため、苦肉の策ではありますが、『投稿記事管理表』では「チャンネル名」を親カテゴリ、「再生リスト名」を子カテゴリとして入力していきます。

なお、エクセルで時間数を入力したい場合、上記の手順でお話ししたとおり、セルの書式設定を変更する必要があります。

また、その際には、4分や5分程度の数分の入力であっても「h(時間)」から入力しなければ、正しい時間数では入力されないのでご注意ください。

例)5分動画の場合は「00:05:00」で入力。

『投稿記事管理表』の使い方は以上となります。

おつかれさまでした。

■2018/01/08追記

2018年よりアドセンスの管理画面からでは、YouTubeの収益が確認できなくなりました。

そのため、YouTubeに関しては、アカウント単位ではなくチャンネル単位で管理する方がラクになるかもしれません。

念のためお伝えおきますが、サンプル画像内の記事タイトル「うちの猫が世界で一番かわいい」は、私が適当に付けているものです。

ですので、YouTubeで検索しても(多分)ないと思いますし、仮にあったとしても私がアップした動画ではありません。

私は何よりも猫を愛している人間ですが、そもそも猫を飼っていないので……。

まとめ

さてさて、ここまでいかがだったでしょうか?

この『投稿記事管理表』は、『ドメイン管理表』に比べたらほとんど見た目のまま使えるので、正直説明なんていらなかったかもしれません。

ただ、自分のアップしたコンテンツを一つ一つ管理することによって、重複した内容の記事の投稿を防いだり、放置気味の記事を更新するキッカケにもなりますので、いつでもフレッシュなサイトを運営することができます。

また、エクセルのフィルタ機能を使えば、いつ?どのサイトに?どのカテゴリに?どの記事があるのか?も簡単に探すことができるので、是非サイト運営に活用していってくださいね^^

それでは、今回は以上となります。

最後までご購読いただきありがとうございました。

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カスタマイズはシートの保護を解除

当管理表は、関数の入っているセルや見出しセルにはロックをかけてあります。(うっかり削除を防止)

そのため、「管理表のレイアウト、ダサすぎワロタwww」人や、「俺色に染めてやるぜ!」って人は、下記のとおり、各管理表のシート名を右クリックして「シート保護の解除」してください。

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